UN OUTIL DE TRAVAIL ET DE CONTRÔLE
Le module CONCEPT Compliance LBA-AML est un outil de travail destiné à vous permettre de collecter l’ensemble des informations afin de satisfaire à l’ensemble des nouvelles exigences de compliance (lutte anti blanchiment), y compris les exigences relatives à la conformité fiscale ainsi que la surveillance des opérations à risques.
Il est également un outil d’ aide au contrôle efficace et rapide pour le Compliance Officer et le contrôleur interne grâce à ses modules de diagnostic et d’évaluation des risques. Il permet en particulier de contrôler l’adéquation avec les exigences légales, en facilitant l’appréciation rapide de la bonne tenue des dossiers de la clientèle. Il met en évidence les données/documents manquants et ceux venant périodiquement à échéance.
La piste d’audit intégrée permet de retracer toutes les saisies et modifications
Enfin, il est un outil d’aide à la décision pour les organes de direction (Comité de direction & Conseil d’Administration).
UN CRM (Client Relationship Management)
Il est, de fait, un CRM (Client Relationship Management) permettant de gérer :
1) Les PROSPECTS en facilitant le recueil d’informations préalables à l’acceptation du client /co-contractant.
2) Les CLIENTS / CO-CONTRACTANTS via une saisie et un archivage de l’ensemble des informations collectées sur la base de la documentation compliance. Il donne ainsi aux personnes responsables (contrôleur interne / contrôleur externe) la possibilité de vérifications rapides.
UN PRODUIT INTEGRE & INTEGRABLE
Il peut être utilisé de manière indépendante ou intégré aux produits CONCEPT :
CONCEPT Family Office versions Multi Family (MFO) et Single Family (SFO)
CONCEPT Independent Asset Managers versions « Single » ou « Multi bases », mini-plateforme favorisant le regroupement des gestionnaires indépendants
CONCEPT TrusteeTM
CONCEPT Processus (Interfaces bancaires : de nombreuses banques interfacées à ce jour, apportant d’importants gains de productivité)
L’interfaçage avec un autre logiciel de gestion de fortune est possible dans la mesure où le changement du système existant n’est pas souhaité.
UN PRODUIT MODULABLE
En dehors des modules inclus dans le produit de base, il est possible d’adjoindre en tout temps des modules optionnels tels que ceux décrits en page 1, et plus particulièrement
Le diagnostic compliance (mise en évidence d’anomalies telles que données manquantes, contrôle des échéances, etc.).
L’estimation des risques (LBA/AML) :
Risques pays
Détermination des risques accrus
L’identification de structures complexes (Organigramme).
La piste d’audit
Les critères d’identification FATCA US & autres législations (CRS)
Etc.
UN OUTIL D’ANALYSE ET DE GESTION DES RISQUES LBA – AML
CONCEPT Compliance LBA-AML permet également de quantifier divers risques, et plus spécifiquement :
1) Le risque PAYS :
Ce module permet de décider de la notation du risque de chaque pays à partir d’éléments d’appréciation propre à chaque société, tels que :
– Liste des exclusions GAFI, SECO etc.
– Liste des pays membres de l’OCDE/ GAFI
– Liste des pays EAR (TIEAs) ayant signé des accords sur l’échange de renseignements en matière fiscale et leur date probable d’entrée en vigueur
– Liste de l’index de corruption des pays (Index CPI)
– Etc.
Sur la base de ces informations, la direction peut ainsi proposer une notation du risque pays, pour ratification par le Conseil d’Administration. Il est ensuite possible de créer une
Liste interne des pays autorisés et interdits
2) La détermination du risque accru sur la base de critères tels que :
– Notation des pays (LBA/AML) (utilisée dans le cadre des nationalités, domiciles, sièges sociaux, etc. voir ci-dessus)
– Implication de PEP ou de personnes proches d’un PEP
– Implication de sociétés de domicile
– Surveillance des opérations à risques (Compliance opérations) comprenant une saisie manuelle ou automatisée (via le module CONCEPT Processus + selon les volumes traités, apportant un important gain de productivité)
– Détection des structures complexes (avec génération automatique d’un organigramme hiérarchique et fonctionnel)
– Etc.
UN OUTIL REPRODUISANT DES PROCESSUS DE TRAVAIL
Comme tous nos logiciels, CONCEPT Compliance LBA-AML, est l’expression d’un processus de travail informatisé, augmentant la productivité et favorisant un accès rapide aux données ainsi qu’aux documents (interfaçage possible avec un logiciel de gestion électronique de documents de votre choix(GED)).
La saisie des informations concernant les prospects puis les clients / co-contractants est basé sur les différents formulaires requis par les autorités de surveillance et/ou des organismes d’autorégulation, tels que :
1) Formulaire d’entrée en relation d’affaires
2) Contrat de mandat
3) Formulaires décrivant la relation d’affaires :
Identification de la personne qui initie la relation (Introducer)
Identification du client / co-contractant
Identification du ou des ayants droits économiques (ADE) :
Pour une personne morale avec substance ou commerciale :
– Identification du détenteur du contrôle (Actionnaire(s) détenant plus de 25 % du capital ou organe de direction)
– Identification des Organes de Direction / Conseil d’administration
Pour un trust :
– Identification du Trustee
– Identification du Settlor, Protector, etc.
– Identification des bénéficiaires (si définis)
4) Formulaire décrivant les circonstances de l’établissement de la relation d’affaires
5) Formulaire décrivant l’arrière-plan économique :
Relations bancaires
Origine des fonds
Montants des valeurs patrimoniales initiales
Evolution prévue des valeurs patrimoniales
Identification des fondés de procuration
6) Identification des intervenants liés au client / co-contractant (Fondés de procurations, Trustee, Advisor, etc.)
7) Historique de la relation d’affaires, autres développements de la relation
8) Journal des opérations (Compliance opérations)
9) Etc